Prasības attaisnojuma dokumentu noformēšanai
Likuma Par grāmatvedību 7. pants ir izteikts jaunā redakcijā – precizējot prasības attiecībā par grāmatvedības attaisnojuma dokumentu noformēšanu.
Likumā Par grāmatvedību ir noteikts kāds dokuments uzskatāms par attaisnojuma dokumentu.
Grāmatvedības reģistros drīkst izdarīt tikai ierakstus, kas pamatoti ar attaisnojuma dokumentiem.
Attaisnojuma dokuments ir dokuments, kurš apliecina uzņēmuma saimnieciskā darījuma esamību un kurā ietverti vismaz šādi dokumenta rekvizīti un informācija par saimniecisko darījumu:
- dokumenta autora nosaukums (firma), bet ja dokumenta autors ir fiziskā persona, — vārds un uzvārds;
- dokumenta autora reģistrācijas numurs (ja dokumenta autors saskaņā ar likumu jāreģistrē), bet ja dokumenta autors ir fiziskā persona, — personas kods (ja personai tāds piešķirts);
- ārējam attaisnojuma dokumentam — arī juridiskā adrese (ja dokumenta autors saskaņā ar likumu jāreģistrē) vai adrese (ja dokumenta autors saskaņā ar likumu nav jāreģistrē), bet ja dokumenta autors ir fiziskā persona, — arī personas norādītā adrese vai, ja tāda nav norādīta, deklarētās dzīvesvietas adrese;
- dokumenta veida nosaukums;
- dokumenta datums;
- dokumenta reģistrācijas numurs;
- paraksts (izņemot šā likuma 7.1 pantā minētos gadījumus);
- atsevišķiem attaisnojuma dokumentu veidiem — arī citi tiesību aktos noteiktie obligātie dokumenta rekvizīti;
- saimnieciskā darījuma dalībnieki, norādot katra saimnieciskā darījuma dalībnieka nosaukumu (firmu), reģistrācijas numuru (ja saimnieciskā darījuma dalībnieks saskaņā ar likumu jāreģistrē), juridisko adresi (ja saimnieciskā darījuma dalībnieks saskaņā ar likumu jāreģistrē) vai adresi (ja saimnieciskā darījuma dalībnieks saskaņā ar likumu nav jāreģistrē), bet ja saimnieciskā darījuma dalībnieks ir fiziskā persona, — norādot vārdu un uzvārdu, personas kodu (ja personai tāds piešķirts), personas norādīto adresi vai, ja tāda nav norādīta, deklarētās dzīvesvietas adresi;
- saimnieciskā darījuma apraksts, pamatojums un mērītāji (daudzumi, summas), bet tiesību aktos noteiktajos gadījumos — arī cita informācija par saimniecisko darījumu.
Jāņem vērā, ka būtiskas izmaiņas attaisnojuma dokumenta rekvizītos attiecas uz obligātā rekvizīta paraksts uzrādīšanu attaisnojuma dokumentos. Likumā Par grāmatvedību ir noteikts, ka viens no attaisnojuma dokumenta rekvizītiem ir paraksts (izņemot šā likuma 7.1 pantā minētos gadījumus).
Jāatzīmē, ka 2010. gada 1. jūlijā ir stājies spēkā
Dokumentu juridiskā spēka likums, saskaņā ar kuru, lai dokumentam būtu juridisks spēks, ir nepieciešami vismaz trīs rekvizīti:
dokumenta autoru nosaukums, dokumenta datums, paraksts.
Kāpēc ir vajadzīgs dokumenta juridiskais spēks?
Dokumenta juridiskais spēks nodrošina iespēju izmantot attiecīgo dokumentu tiesību īstenošanai vai likumisko interešu aizstāvībai. Dokuments, kuram nav juridiska spēka, citām organizācijām un fiziskajām personām nav saistošs, bet ir saistošs šā dokumenta autoram.
Paraksts kā attaisnojuma dokumenta rekvizīts
Elektroniskajā attaisnojuma dokumentā rekvizīts
paraksts noformējams, ievērojot
Elektronisko dokumentu likumaprasības. Tādējādi, noformējot elektroniski ārējo attaisnojuma dokumentu, tas jāapliecina ar drošu elektronisko parakstu vai elektronisko parakstu, ko reglamentē
Elektronisko dokumentu likums.
Elektronisko dokumentu noformēšana
Vēršu uzmanību, ka uz elektronisko dokumentu noformēšanu attiecas gan papīra, gan elektronisko dokumentu izstrādāšanu un noformēšanu regulējošie normatīvie akti.
Elektroniskā dokumenta noformēšanu un apriti regulē šādi normatīvie akti:
Elektronisko dokumentu likums noteic elektroniskā dokumenta un elektroniskā paraksta tiesisko statusu. Šā likuma 3. panta 1. un 2. daļa noteic, ka prasība pēc dokumenta rakstveida formas attiecībā uz elektronisko dokumentu ir izpildīta, ja elektroniskajam dokumentam ir elektroniskais paraksts un elektroniskais dokuments atbilst citām normatīvajos aktos noteiktajām prasībām.
Elektroniskais dokuments uzskatāms par pašrocīgi parakstītu, ja tam ir drošs elektroniskais paraksts. Elektronisko dokumentu uzskata par pašrocīgi parakstītu arī tajos gadījumos, kad tam ir elektroniskais paraksts un puses par elektroniskā dokumenta parakstīšanu ar elektronisko parakstu ir vienojušās rakstveidā. Šādā gadījumā rakstveida vienošanās noformējama un parakstāma uz papīra vai elektroniski ar drošu elektronisko parakstu.
Ieraksti grāmatvedības reģistros
Jāatzīmē, ka
likumā Par grāmatvedību vairs nav reglamentēta kārtība, kādā veic labojumus grāmatvedības reģistros un attaisnojuma dokumentos. Ar grozījumiem
likumā Par grāmatvedību ir noteikts, ka ieraksti grāmatvedības reģistros un attaisnojuma dokumentos tiek laboti vai papildināti, ievērojot prasības, kas ietvertas normatīvajos aktos, kuri nosaka grāmatvedības kārtošanu un organizāciju.
MK noteikumos Nr. 585 precizēts 8. punkts, paredzot, ka dokumentus, kas atbilst attaisnojuma dokumentiem noteiktajām prasībām, izmanto ierakstiem grāmatvedības reģistros, lai sistematizētu šajos dokumentos ietverto informāciju par uzņēmuma saimnieciskajiem darījumiem.
Ja attaisnojuma dokuments sagatavots rakstiski (papīra formā), pēc tā ierakstīšanas attiecīgajā grāmatvedības reģistrā uz dokumenta norāda ieraksta kārtas numuru.
Tātad dokumentus, kas atbilst attaisnojuma dokumentiem noteiktajām prasībām, izmanto ierakstiem grāmatvedības reģistros. Attaisnojuma dokumentus pārbauda, un uz attaisnojuma dokumentiem papīra formā norāda kontējumu un ieraksta kārtas numuru, ar kuru dokuments iereģistrēts grāmatvedības reģistrā. Tādējādi uzņēmuma grāmatvedības organizācijas dokumentos būtu jānosaka attiecīgi, kura reģistra kārtas numurs tiks norādīts uz attaisnojuma dokumenta.
Jāatzīmē, ka kontējumu var rakstīt arī uz viendabīgu dokumentu kopsavilkuma. Savukārt grāmatvedības normatīvie akti neparedz uzrādīt uz elektroniskā attaisnojuma dokumenta grāmatvedības kontējumu. Ņemot vērā
MK noteikumu Nr. 58515. punkta norādi, ir jānodrošina elektronisko attaisnojuma dokumentu aprite tā, lai varētu izsekot šo dokumentu iereģistrēšanas un iegrāmatošanas pamatotībai.
Tāpat jāievēro, ja grāmatvedība tiek kārtota elektroniski, tad grāmatvedības reģistru kārtošana tikai elektroniski pieļaujama vienīgi tādā gadījumā, ja netiek pārkāptas
likuma Par grāmatvedību prasības, turklāt nodrošināma šo reģistru attēlošana datora ekrānā lasāmā veidā un, ja nepieciešams, arī iespēja veidot to atvasinājumus papīra formā.
Likumā Par grāmatvedību ir noteikts, ka citus attaisnojuma dokumenta rekvizītus jānoformē saskaņā ar prasībām, kas ietvertas normatīvajos aktos, kuri nosaka dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtību (MK noteikumi Nr. 916).
Attaisnojuma dokuments bez paraksta
Likums Par grāmatvedību ir papildināts ar jaunu būtisku normu (7.
1 pantu), kurā ir noteiktas prasības attaisnojuma dokumenta noformēšanai, kuras izpildot tiek pieļauts, ka attaisnojuma dokuments nesatur rekvizītu
paraksts.
Iekšējais attaisnojuma dokuments
Saskaņā ar 7.1 panta 1. daļu par iekšēju attaisnojuma dokumentu var tikt uzskatīts arī iekšējs elektroniskais dokuments, kas nesatur rekvizītu paraksts, ja to ir apliecinājusi (autorizējusi) par saimnieciskā darījuma veikšanu un iekšējā attaisnojuma dokumentā sniegtās informācijas pareizību atbildīgā persona uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā.
Vēršu uzmanību, ka šajā punktā noteiktā kārtība neattiecas uz iekšējiem papīra formā sagatavotajiem attaisnojuma dokumentiem, piemēram, grāmatvedības izziņu.
Tātad uzņēmuma vadītājs var noteikt kārtību, kādā atbildīgā persona (piemēram, grāmatvedis), noformējot
iekšējo elektronisko attaisnojuma dokumentu, to apliecinās (autorizēs). Šādos gadījumos iekšējais elektroniskais attaisnojuma dokuments var netikt apliecināts ar drošu elektronisko parakstu vai elektronisko parakstu, ko reglamentē
Elektronisko dokumentu likums.
Uzņēmumā ir jābūt uzņēmuma vadītāja apstiprinātam grāmatvedības organizācijas dokumentam, kurā ir teikts, kādas darbības grāmatvedības sistēmā veic attiecīgie darbinieki un kuri ir šie darbinieki, kas tās drīkst veikt. Piemēram, atruna, ka grāmatvedis drīkst grāmatvedības sistēmā ievadīt iekšējo elektronisko attaisnojuma dokumentu, kuru, piemēram, grāmatvedības sistēmā autorizē otrs grāmatvedis.
Piemērs
Uzņēmuma vadītājs grāmatvedības organizācijas dokumentos ir noteicis, ka materiāli atbildīgā persona, nododot preces citai materiāli atbildīgajai personai pārvietošanai uz sabiedrības struktūrvienību, noformējot iekšējo elektronisko attaisnojuma dokumentu par preču pārvietošanu, to autorizē.
Tā kā iegūt informāciju, kas uzrādīta iekšējā elektroniskajā attaisnojuma dokumentā varēs autorizējoties, tad tas nav jāapstiprina ar drošu elektronisko parakstu vai elektronisko parakstu.
Ārējais attaisnojuma dokuments
Likumā Par grāmatvedību precizēts ārējā attaisnojuma dokumenta definējums. Ja attaisnojuma dokuments sastādīts citā uzņēmumā vai tas sastādīts pašu uzņēmumā iesniegšanai citam uzņēmumam, tad to uzskata par ārēju attaisnojuma dokumentu. Visus pārējos attaisnojuma dokumentus uzskata par uzņēmuma iekšējiem attaisnojuma dokumentiem.
Atbilstoši
likuma Par grāmatvedību 7.
1 panta 2. daļai par ārēju attaisnojuma dokumentu var tikt uzskatīts arī dokuments, kuru cits uzņēmums izsniedz uzņēmumam – preces vai pakalpojuma saņēmējam –
samaksāšanai, ja tas nesatur rekvizītu
paraksts, bet šajā dokumentā minētā saimnieciskā darījuma esamību
pamato cits ārējs dokuments, kam ir juridisks spēks
Dokumentu juridiskā spēka likuma izpratnē.
Tātad, piemēram, gadījumos, ja darījumā iesaistītās puses par darījumu ir noslēgušas līgumu, kurā ir norādīti visi nepieciešamie rekvizīti, lai šim līgumam būtu juridisks spēks
Dokumentu juridiskā spēka likuma izpratnē, turklāt saskaņā ar šādu līgumu preces pārdevējs vai pakalpojumu sniedzējs izsniedz samaksas saņemšanai ārēju attaisnojuma dokumentu, kurš nesatur rekvizītu
paraksts, tad, pamatojoties uz šādu attaisnojuma dokumentu, var izdarīt ierakstus grāmatvedības reģistros.
Jāatzīmē, ka
likums Par grāmatvedību nenosaka, ka līgumā obligāti būtu jābūt atsaucei, ka puses attaisnojuma dokumentus sagatavos atbilstoši likuma 7.
1 panta 2. daļā noteiktajam. Tomēr darījumā iesaistītās puses noslēgtajā līgumā var vienoties, ka attaisnojuma dokumenti tiks nosūtīti elektroniskā formā un tiks sagatavoti bez paraksta, un sagatavotajā attaisnojuma dokumentā būs atsauce uz iepriekš minēto līgumu.
Likuma Par grāmatvedību 7.
1 panta 3. daļā ir noteikts, ka
par ārēju attaisnojuma dokumentu var tikt uzskatīts arī dokuments, kuru cits uzņēmums izsniedz uzņēmumam – preces vai pakalpojuma saņēmējam – samaksāšanai, kurš nesatur rekvizītu paraksts
, un nav iespējams izpildīt šā panta otrajā daļā minēto nosacījumu, ja šajā dokumentā minētā saimnieciskā darījuma esamību apliecina par saimnieciskā darījuma veikšanu un attaisnojuma dokumentā sniegtās informācijas pareizību dokumenta saņēmēja (uzņēmuma) atbildīgā persona uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā.
Tātad uzņēmuma vadītājs nosaka kārtību, kādā atbildīgā persona (piemēram, grāmatvedis vai kasieris), saņemot ārēju attaisnojuma dokumentu, saskaņā ar kuru ir jāveic samaksa par iegādātajām precēm vai sniegtajiem pakalpojumiem, apliecina saimniecisko darījumu un dokumenta sniegtās informācijas pareizību.
Pamatojoties uz uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā apliecinātu saņemto attaisnojuma dokumentu, drīkst izdarīt ierakstus grāmatvedības reģistros gadījumos, kad attaisnojuma dokuments nesatur tā izsniedzēja parakstu un darījumu esamību nepamato cits ārējs dokuments, kam ir juridisks spēks
Dokumentu juridiskā spēka likuma izpratnē.
Piemērs
Sabiedrība attaisnojuma dokumentu saņem papīra formā samaksas veikšanai par iegādātajām precēm, kurā ir visilikuma Par grāmatvedību 7. panta rekvizīti, izņemot rekvizītu paraksts
. Sabiedrības vadītājs ir noteicis, ka, saņemot attaisnojuma dokumentu bez autora paraksta, grāmatvedis to apliecina ar savu parakstu, tā atšifrējumu un datumu, kurā apliecinājums ir veikts.
Pamatojoties uz šādi noformētu attaisnojuma dokumentu, var izdarīt ierakstus grāmatvedības reģistros.
Attaisnojuma dokuments preču piegādei
Vēršu uzmanību, ja attaisnojuma dokuments ir izsniegts ar mērķi, lai apliecinātu preču piegādi (pārdošanu) vai preču izsniegšanu, tad jāņem vērā arī
MK noteikumos Nr. 585 noteiktās prasības, sagatavojot attaisnojuma dokumentu attiecībā uz precēm.
Jāatzīmē, ka tāds preču piegādes dokuments, ar kuru piegādā preces un kas vienlaicīgi tiks izmantots arī par dokumentu samaksāšanai, bet tajā nav norādīts rekvizīts
paraksts, nav uzskatāms par attaisnojuma dokumentu, kas atbilstu
likumaPar grāmatvedību prasībām, un līdz ar to nav derīgs ierakstiem grāmatvedības reģistros.
Attaisnojuma dokuments – maksājuma uzdevums vai konta izraksts
Arī
likuma Par grāmatvedību 7.
1 panta 4. un 5. daļā ir noteikta tāda pati ārēja attaisnojuma dokumenta – maksājuma rīkojuma (uzdevuma) vai konta izraksta - apliecināšanas kartība kā 7.
1 panta 3. daļā.
Par ārēju attaisnojuma dokumentu var tikt uzskatīts maksājuma pakalpojumu sniedzēja, t.sk. kredītiestādes, izsniegts neapliecināts maksājuma rīkojums (uzdevums) vai konta izraksts, ja šajā uzdevumā vai izrakstā minētā saimnieciskā darījuma esamību apliecina par saimnieciskā darījuma veikšanu un attaisnojuma dokumentā sniegtās pareizību atbildīgā dokumenta saņēmēja (uzņēmuma – maksājuma pakalpojuma izmantotāja) persona uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā.
Tātad, ja maksājuma rīkojums (uzdevums) vai konta izraksts ir bez rekvizīta paraksts, tad to apliecina atbildīgā dokumenta saņēmēja persona uzņēmuma vadītāja noteiktā kārtībā, un uz šādi noformēta attaisnojuma dokumenta pamata drīkst veikt ierakstus grāmatvedības reģistros.
Vēršu uzmanību, ka Latvijas Banka (LB) saistībā ar pieņemtajiem grozījumiem
likumā Par grāmatvedību ir pieņēmusi lēmumu, kas stājās spēkā 2011. gada 13. maijā, atzīt par spēku zaudējušu LB padomes 1998. gada 12. marta lēmuma Nr. 45/3
Par bankas konta izrakstu sagatavošanas noteikumu apstiprināšanu, jo
likuma Par grāmatvedību grozījumos ietvertais regulējums arī turpmāk nodrošina iespēju izmantot konta izrakstu kā attaisnojuma dokumentu.
Saistītās izmaiņas MK noteikumos
Ar veiktajiem grozījumiem
likumā Par grāmatvedību bija nepieciešams attiecīgi grozīt
MK noteikumos Nr. 585 ietvertās prasības attaisnojuma dokumentu sagatavošanai un glabāšanai, kā arī attaisnojuma dokumentu, grāmatvedības reģistru un citu grāmatvedībā esošo dokumentu glabāšanai.
MK noteikumos Nr. 585 ir noteikts regulējums uzņēmumiem attiecībā uz elektroniskā formā sagatavota attaisnojuma dokumenta vai grāmatvedības reģistra izstrādāšanu, noformēšanu, glabāšanu vai apriti (attaisnojuma dokumentu) un papīra formā sagatavota attaisnojuma dokumenta vai grāmatvedības reģistra elektroniskās kopijas sagatavošanu, saglabāšanu vai tās pareizības apliecināšanu, iekļaujot atsauci uz MK noteikumos Nr. 473 norādīto kārtību, ja attiecīgais jautājums nav noteikts grāmatvedības reglamentējošajos normatīvajos aktos.
Jāatzīmē, ka iestrādātais punkts attiecināms uz visiem
MK noteikumu Nr. 585 subjektiem (uzņēmumiem), kuri izmanto elektroniskos dokumentus un veido dokumentu atvasinājumus elektroniskā formā.
